Speichern / Importieren / Einchecken

Mit PortalPlus speichern Sie sämtliche Dokumente in SPS. Die gewünschten Dokumente lassen sich anhand der frei definierbaren Taxonomie einchecken. Je nach Applikation bzw. Dateityp ist das Vorgehen dazu leicht abweichend:

Generelles

Unter Speichern und Importieren verstehen wir das erstmalige "Einfügen" eines Dokuments in SPS mittels PortalPlus. Das Speichern erfolgt entweder direkt aus einer Applikation oder aber aus dem Explorer heraus. Das Importieren fügt ein Dokument in SPS ein, wobei diese Importfunktion aus PortalPlus heraus gestartet wird. Unter Einchecken wird das "Einfügen" eines in SPS bereits existierenden, jedoch zur Bearbeitung ausgecheckten Dokuments verstanden.

Beim Speichern und Importieren muss der Gültigkeitsbereich (Ordner) definiert werden. Darüber werden die Zugriffsberechtigungen definiert. Beim Einchecken eines bestehenden Dokuments ist der Gültigkeitsbereich bereits bestimmt.

Beim Speichern und Importieren wird das Dokument automatisch veröffentlicht (publiziert). Beim Einchecken hingegen kann das Dokument wahlweise veröffentlicht oder normal eingecheckt werden. Veröffentlichte Dokumente werden für Anwender mit Leserechten ersichtlich, hingegen werden normal eingecheckte Dokumente nur für User mit Schreibrechten zugänglich. Bei jedem Einchecken und Veröffentlichen (Publizieren) wird eine neue Version erstellt. Frühere Versionen können über die Versionsgeschichte abgerufen werden kann.

Speichern mit Microsoft Word, Excel und PowerPoint

PortalPlus ist optimal in Microsoft Word, Excel und PowerPoint eingebunden. In diesen Office-Produkten erscheint PortalPlus mit einem eigenen integrierten Menüleisten-Eintrag. So speichern Sie Dokumente in SPS direkt aus der Applikation, in der Sie gerade arbeiten.

Durch Wählen des Befehls "Speichern..." wird der Dialog " Speichern- und Eincheckoptionen" von PortalPlus geöffnet.

Speichern mit Outlook

Kennen Sie das? Jeder Anwender hortet seine Mails in seinem persönlichen Postfach, wo nur er die Informationen einsehen kann.

Mit PortalPlus haben Sie die Möglichkeit, Ihre wichtigen Mails für sämtliche Mitarbeiter bereitzustellen. Dies bedeutet Know-how-Zugang für alle Anwender. PortalPlus ist ebenfalls in der Menüleiste von Microsoft Outlook integriert. Damit können Sie Ihre E-Mails jederzeit in SPS speichern.

Speichern mit der Funktion "Senden an"

Dokumente von Applikationen, bei denen eine Integration nicht möglich ist, werden aus der Datenablage im Explorer angewählt. Im Kontextmenü wählen Sie dann den integrierten Befehl "Senden an / PortalPlus". Auch so wird der Dialog " Speichern- und Eincheckoptionen" von PortalPlus initialisiert und das Dokument kann in SPS abgelegt werden.

Importieren mit PortalPlus

Sämtliche im Filesystem gespeicherten Datentypen können jederzeit über die in PortalPlus bereitgestellte Importfunktion in SPS aufgenommen werden.

 

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