Document Management System

Analysen in Unternehmungen lassen die Notwendigkeit eines Document Management Systems (DMS) klar erkennen. Die Einführung eines DMS ist nicht nur wichtig, sondern auch dringend. Ihre Unternehmensinformationen sind ein kostbares Gut - vernachlässigen Sie nicht deren effiziente Nutzung!

Dokumentenmanagement ist schon seit Jahren ein häufig und kritisch diskutiertes Thema. Ein Dauerbrenner bei manchen IT-Fachleuten, mit Befürwortern und Gegnern, mit vielen Pros und vielleicht ebenso vielen Contras. Gleichzeitig aber ist es einer der grossen Ansatzpunkte zur Effizienzsteigerung. Doch die hohen Softwarekosten sprachen bisher gegen eine Implementierung. PortalPlus ist ein solches Dokumenten Management System und kann auch mit geringen Investitionen eingeführt werden.

Die Dokumentenerstellung wurde im Laufe der Zeit immer mehr vereinfacht. Das Ablagesystem ist jedoch das Gleiche geblieben. Dadurch liegen grosse Mengen ungenutzter Informationen auf den Festplatten von vielen Servern. Ein weiteres Problem ist, dass die Ordner auf dem Dateisystem immer umfangreicher und deren Struktur immer komplizierter werden. Viele Dokumente werden dadurch nicht mehr gefunden, und wertvolle Informationen können verloren gehen, oder man erstellt Dokumente gar ein zweites Mal.

Damit Dokumente sinnvoll verwaltet werden können, wurden Dokumenten Management Systeme entwickelt. Alle Programme haben ein gemeinsames Ziel: Das möglichst schnelle und einfache Auffinden der gewünschten Dokumente und Informationen.

Grundsätzlich sollte ein DMS die folgenden Aufgabenbereiche abdecken:

• Neue Dokumente unterschiedlichster Art und aus unterschiedlichsten Quellen aufnehmen
• Die Ablage der Dokumente nach frei definierbaren Kriterien organisieren
• Die abgelegten Dokumente anhand von frei definierbaren Suchkriterien wieder finden

 

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